秘書代行サービスは、電話に関するあらゆる業務を請け負ってくれる、とても便利なサービスです。

平日の就業時間内のみ依頼する場合もあれば、24時間365日体制で依頼することもできます。
また企業によっては、お昼休憩の時間帯や平日の就業時間外など社員がいない時間帯のみ依頼することで、お問い合わせや新規受注などの機会ロスを防ぐということもできます。

■電話対応
まず、秘書代行業務と言えばまずは電話応対です。あなたの会社にかかってきた電話を代行会社に転送し、代わりに対応してくれます。会社に固定電話がなくても対応可能なサービス会社も増えてきています。 電話応対に長けたプロのオペレーターがお客様から必要事項を聞き、メールや電話などで共有してくれます。「商談中で手が離せない」「出先で電話に出られない」といったケースでも、新たなるビジネスチャンスを取りこぼすなどといった心配もなくなります。

■営業電話などの不在対応
秘書代行では、不在対応も業務内容に含まれます。不在対応とは、営業電話など手間のかかる応対を代行し、お断りしてくれるサービスです。営業や勧誘の電話が多く、その度に自分の業務に集中できないという悩みを抱えている方も多いかと思います。そのような場合でも、電話代行サービスに依頼することで仕事の手を休めることなく業務に集中することができます。つまり、電話応対の時間ロスを削減し、業務効率アップに繋がります。
オペレーターが「担当者が席を外しておりますので、必要があれば折り返し電話させていただきます」と不在対応をしてくれます。「営業電話」というストレスからも解放されます。

■受注対応
秘書代行では、電話での受注対応も依頼可能です。例えば、通販サイトやチラシなど電話で受注するサービスを提供している会社では、人手が足らず応対できない場合も多いでしょう。秘書代行サービスを使用することによって、お客様からの電話対応に時間を取られることがなくなり、運営されているネットショップのページ更新や打ち合わせ等のコア業務に余裕をもって取り組むことが出来ます。 また、秘書代行サービスでは、購入について悩まれているお客様の相談に対応することもできるため、接客に伴う時間を削減し、他の業務に充てることもできます。 秘書代行サービスなら受注対応もテキパキと手際よくこなし、「少人数で営業しているから受注対応が大変」「注文が殺到して対応しきれない」といった課題を解決できます。

■時間外ガイダンス
時間外ガイダンスとは、営業時間外にかかってきた電話に対してガイダンスを流すサービスです。営業時間外の深夜や早朝、休日などの休業日にかかってきた電話に対し、あらかじめ録音しておいた音声案内や自動応答システムによって対応します。時間外ガイダンスを利用することで、新たなビジネスチャンスが生まれたり、顧客満足度の向上につながったりするなどのメリットがあります。また、時間外ガイダンスを導入することで、普段から営業時間外でも対応できる状態を維持できるだけでなく、緊急時など特別な状況に対しては電話やメールなどを受け取れる体制を構築でき、無駄を省きつつリスク管理を進めることが可能になります。

■問い合わせ内容のフィードバック
秘書代行では、問い合わせ内容に関するフィードバックを請け負うサービスもあります。例えば、「他にサイズはない？」「あの商品はどこで売っている？」といった問い合わせに対し、確認後、折り返してくれるサービスです。 自身で折り返す手間が省けますし、問い合わせに即対応することで売り上げアップにつながる可能性大。知りたい情報をスムーズに提供することで顧客ニーズに迅速に対応すれば、企業イメージも良くなるでしょう。また、対応業務を住み分けているので、広告や物流、商品開発の方に専念できるという大きなメリットもあります。


次回は秘書代行サービスを選ぶ６つのポイントについてお話しします。

秘書代行
電話代行
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