秘書代行サービスとは、貴社オフィスが不在の際にかかってきた電話に対し転送電話サービスを使い、代行会社へ転送の上、あなたの会社のスタッフに代わり電話応対を行うサービスです。

「深夜や土日祝日に電話に出られる人材が確保できない」
「リモートワークでオフィスに電話を受けられるスタッフがいない」
「問合せなどの電話対応に追われて業務が中断してしまう」

秘書代行サービスは、このような課題を抱えている企業にお勧めのサービスです。 新型コロナ感染症の拡大により発令された緊急事態宣言により、接触機会を減らすため企業などに対して「出勤者数の7割削減」を目指すとしてテレワークの再要請がありました。それと同時に、電話応対の外注化を検討する企業が増えてきています。

最近では連絡の手段としてはスマホで事足りる場合も多いため、連絡先に携帯電話を設定する創業者も少なくありません。しかし、日本では企業の電話＝固定電話というイメージが残っていることも否めません。固定電話があることで事務所があることを示したり、事業として腰を据えて運営しているという一種の判断基準になるからでしょう。そして、会社のホームページや名刺に携帯電話しかないと「信用できる会社なのかな？」とマイナスイメージに繋がることも。とはいえ、電話対応だけにスタッフを雇うのは、人手的にも費用的にも大きな負担ですね。

そこで普及したのが、秘書代行サービスです。 秘書代行を利用すれば、社員はコアな業務に集中できますし、リモートワーク中の問い合わせも安心できます。「新規のお客をとり逃したかも」という不安も解消できます。こうして仕事の効率をあげる環境づくりをサポートしてもらえます。

そして、電話を秘書代行サービスへ依頼すると電話番の為に出社する必要がなくなります。全ての社員がテレワークを行っていても、会社宛ての電話を秘書代行側で一時対応し、内容をメールや電話などで報告してくれます。秘書代行サービスは、専門のスタッフが、まるでその会社のスタッフのように親切かつ丁寧に対応してくれるので、お客様に不信感を持たれることもありません。

秘書代行サービスと電話代行サービスは呼び方が違うだけで、サービス内容は同じです。
ですが、ただ電話応対をするわけではなく、企業の代わりに電話応対を秘書のようなサービスクオリティで代行するサービスです。

次回は秘書代行サービスの具体的な業務内容についてお話しします。

秘書代行
電話代行
コールセンター代行サービス