電話の対応は、大切な業務の一環です。しかし、電話が多くなるほどその対応に時間を割かれて、他の業務がおろそかになることもあります。特に、スタッフが少ない営業所ほど受電の量が少し増えただけで、他の業務が逼迫することもあるでしょう。電話対応専用のスタッフを増やす解決策もありますが、秘書代行サービスを利用するのも大きなメリットがあります。秘書代行サービスを導入することでどのようなメリットがあるか見ていきましょう。

1. 業務の負担軽減と効率化を図れる
電話代行サービスを利用して得られる最大のメリットは、業務の負担軽減と効率化です。外部からの問い合わせや営業電話など様々な電話がかかってきますが、中には１度の通話が長くなるケースもあるでしょう。 しかし、電話対応は、顧客を離さないためにも廃止できない業務です。電話代行サービスの導入により、業務を中断することなく内容が把握できるため、スタッフの業務負担が軽減されます。その結果、集中力を切らさずに業務を進められ、業務の遅延がなくなれば、営業機会や利益の損失を防ぐ効果も期待できるでしょう。サービスによってはクレーム対応をしてくれるケースもあるので、業務の効率化が図れます。

２. 人員コストの削減ができる
電話対応専門のスタッフを会社で雇用する場合、人件費がかかります。また、求人のための広告費や教育費なども必要です。この問題を解決する方法として、秘書代行が挙げられます。
例えば、夜間・24時間対応つながる窓口を作りたいけれど、人件費が課題という企業も多いことでしょう。夜間の電話対応に備えてスタッフを常駐させるにしても、その多くは生産性とは無縁の待ち時間に費やされることが予想されます。その状況を秘書代行会社へのアウトソーシングによって、長時間労働の問題解消につながります。企業によっては、繁忙期や閑散期の影響により継続的な雇用が難しい場合もあるでしょう。秘書代行サービスであれば、その時期に適したプランに変更すれば問題解決できます。

３. 重要な電話を逃さない
企業にとって電話はビジネスチャンスでもあります。しかし、いつかかってくるか分りません。留守電にしている時にタイミング悪く新規案件の問い合わせや、取引先からの依頼の電話がかかってくることもあるでしょう。秘書代行サービスを利用していれば、緊急の電話がかかってきたらすぐにつないでもらえるので、安心して会議や作業に集中できるでしょう。秘書代行サービスは、ビジネスチャンスを逃さぬように、どの時間帯でも対応ができるようサポートしてくれます。

４. 顧客への安定対応で信頼度がアップする
企業によっては採用に追われている、もしくは教育に追われている場合、電話応対の研修がおろそかになってしまうことがあります。また、普段の業務が忙しすぎて採用や教育、研修に割く時間がないという企業もあるでしょう。秘書代行サービスのスタッフは研修や教育でしっかりと電話応対のポイントを学んでいます。柔軟かつ信頼感のある電話応対で、企業の信頼度も高まることでしょう。

５. 要望に柔軟に対応してもらえる
企業によっては、「会議の間だけ電話代行サービスを利用したい」「外出が多くて、中々電話が取りにくい」「特定の曜日にだけ依頼したい」というケースもあります。また、「月末は特に、仕事が立て込んでいて、忙しい」など、電話応対が必要な時期も時間も様々です。
秘書代行サービスの会社によっては、短時間や特定の曜日だけ依頼することも可能です。必要な時間帯だけ利用できれば、余計な費用もかかりません。

６. 商品説明など、一部の専門的な業務も対応してもらえる
電話代行サービスの会社によっては、単に電話を取り次ぐだけではなく商品説明など、専門的な業務も依頼することが可能です。対応する言語も日本語以外に英語や中国語などが可能なケースもあります。IT関連企業や士業（弁護士、税理士、公認会計士、行政書士など）や不動産業、ビルメンテナンスなどのお電話の受付など専門知識の必要な業種の電話応対も、プロフェッショナルな対応で電話受付業務を対応してもらえます。「自分の会社は専門的な業務が多いので、代行サービスは利用できない」ということはありません。一度秘書代行会社に相談してみましょう。


次回は秘書代行サービスを選ぶ７つのポイントについてお話しします。

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