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- 行政書士の開業準備で電話代行を導入。受付体制を整えた事例。
CASE
導入事例
［ 業 種 ］
新規事業行政書士の開業準備で電話代行を導入。
受付体制を整えた事例。
業種
行政書士事務所
オペレーション概要
大手行政書士事務所で経験を積んだ後、独立開業。
建設業許可や会社設立、各種許認可申請などのお問い合わせ窓口として電話代行サービスを導入し、お問い合わせ内容の受付と担当者への報告を行っています。
オペレーション内容
• 新規相談受付
• 建設業許可・会社設立・各種許認可申請に関するお問い合わせ受付
• 面談予約受付
• 営業時間のご案内
• 受付内容をメールでご報告
ご依頼内容
独立開業にあたり、「開業した直後から安心して業務に集中できる受付体制を整えたい」とご相談いただきました。
大手行政書士事務所に勤務されていた頃は受付担当者がいたため、電話対応を意識する場面は多くありませんでした。しかし、一人で事務所を運営するとなると、お客様との面談や役所への外出中など、本業と電話対応が重なる場面が増えることを心配されていました。
また、「開業したばかりだからこそ、お問い合わせいただいた方へ安心感を持っていただける電話応対にしたい」というご希望もあり、受付方法や伝達内容を一緒に整理しながら、事務所に合った受付体制をご提案しました。
お客様の声
独立を決めた頃、以前お世話になった先輩から、
「ホームページや名刺を作ることも大事だけど、電話をどう受けるかも最初に考えておいた方がいいよ。受付も事務所の第一印象だからね。」
と声を掛けてもらいました。
その時は正直、「開業したばかりだし、そんなに電話はかかってこないだろう」「出られなければ折り返せば大丈夫」と思っていたんです。
念のため、いくつかの電話代行会社へ資料請求だけはしていましたが、事務所探しやホームページ制作、開業準備に追われて、そのままになっていました。
ところが、開業すると想像していた以上にお問い合わせの電話をいただくようになりました。
役所へ書類を提出している時や、お客様との面談中にも電話が重なり、「先輩が言っていたのはこのことだったんだ」と実感しました。
慌てて以前資料請求をしていた会社へ連絡を取り、何社かお話を伺いました。
その中でも印象に残ったのが、最初の電話対応でした。
こちらの話を急かすことなく、「どのような業務をされていますか」「どのようなお電話が多くなりそうですか」と丁寧に話を聞いてくださったんです。
「電話代行をお願いしたい」と思っていても、自分自身も何をお願いしたいのか整理できていなかったので、とても安心しました。
受託体制
| 曜日 | 月曜日～金曜日 |
| 連休対応 | 休業 |
| 時間帯 | 9:00～18:00 |
| 月間コール数 | 約80件 |
| 月額目安 | 受付内容・対応時間に応じてご提案 |
お客様のご感想
最初は、何を準備すればいいのか、何を伝えてお願いすればいいのかも分かりませんでした。
「電話代行をお願いしたい」という気持ちはあっても、自分の中でも受付の流れが整理できていなかったので、「こんな状態で相談しても大丈夫なのかな」と少し気負っていたんです。
でも、電話でお話ししているうちに、「こういうお問い合わせは受付してもらおう」「この内容は自分へ取り次いでもらおう」と、自分でも少しずつ方向性が見えてきました。
こちらが用意したものを説明するというより、一緒に受付体制を作っていくような感覚でしたね。
その後の打ち合わせもとてもスムーズで、「受付ってこうやって作っていくんだ」と安心できました。
今思えば、ホームページや名刺と同じくらい、受付体制も開業準備の一つだったんだと思います。
電話に出られなかったことよりも、「つながらない事務所」という印象を持たれてしまうことの方が怖かったのですが、今は安心して面談や外出にも集中できています。
最初はあれだけ気負っていたのに、今ではその頃のことが遠い昔のように感じています。
セントラル・アイから
開業準備では、事務所やホームページ、名刺など目に見える準備が優先されがちです。
しかし、お客様が最初に事務所とつながる電話受付も、信頼につながる大切な窓口です。
セントラル・アイでは、お客様ごとの業務内容や一日の流れを伺いながら、受付方法や伝達内容を一緒に整理し、それぞれの事務所に合った受付体制をご提案しています。
「何をお願いすればいいのか分からない」という段階からでも、一緒に受付体制を形にしていきますので、安心して開業準備を進めていただけます。
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