コンサルティング 電話代行サービス 導入事例 | 申請書作成を止めない電話受付体制とは | 導入事例
電話代行 秘書代行 コールセンターサービス

業種

補助金・助成金申請支援コンサルティング会社

オペレーション概要

◆ クライアント様：補助金・助成金申請支援コンサルティング会社
◆ 代表電話受電数：月間100～220コール

オペレーション内容

・平日（月～金）9:00～18:00の電話受付対応
・新規相談のお問い合わせ受付
・既存顧客からの進捗確認・ご相談受付
・必要書類に関するお問い合わせ受付
・緊急性の高い内容は事前に取り決めた方法で担当者へ連絡
・その他の受付内容はメールでご報告

ご依頼内容　どのような課題があったのか

お客様：当社では補助金・助成金の申請支援を行っています。
少人数で運営しているため、代表自身が営業、初回相談、事業計画の作成支援、申請書の確認まで担当しています。
特に公募開始直後や締切前は、新規のお問い合わせや既存のお客様からのお電話が一気に増えます。
「対象になりますか」「必要書類を確認したい」「申請は間に合いますか」など、お客様にとって大切なお電話ばかりです。
その一方で、この時期は申請書を仕上げるための最も重要な期間でもあります。
公募要領を確認しながら事業内容を整理し、事業計画をまとめている途中で電話が鳴ると、思考が中断され、再び集中するまで時間がかかってしまいます。
もちろん、お客様からのお電話を後回しにすることはできません。
「お客様への丁寧な対応も、質の高い申請書作成も大切にしたい。」
現場では、その両立が大きな課題となっていました。
補助金・助成金の申請では、限られた締切までに質の高い提案書を仕上げることが重要です。
コンサルタントが本来の業務に集中でき、同時にお客様からのお電話にも丁寧に対応できる体制を整えたいと考え、自社の運営に合った電話代行サービスを探していたところ、セントラル・アイへ相談しました。

受託体制　解決提案は？メリットは？

セントラル・アイ：補助金・助成金コンサルティング会社では、お問い合わせ内容や業務の流れは会社ごとに異なります。
そのため、まずは電話が集中する時期やお問い合わせ内容の傾向、担当者への連絡方法などを丁寧にヒアリングし、会社専用の受付体制を構築しました。
新規相談のお問い合わせや既存のお客様からのご相談、必要書類に関するお問い合わせなど、それぞれの内容に応じて受付方法を整理し、オペレーターが適切に対応できるよう運用マニュアルを作成しています。
緊急性の高い内容は事前に取り決めた方法で担当者へ連絡し、それ以外のお問い合わせは内容を分かりやすく整理してメールでご報告しています。
また、運用開始後も受付内容を定期的に確認し、「こうした方がよりスムーズに対応できる」という改善点があれば、ご提案しながら運用を見直しています。

お客様のご感想

電話を外部へ任せることで、お客様への対応品質が落ちてしまうのではないかという不安がありました。
しかし、セントラル・アイさんは、当社の業務内容やお問い合わせの流れを丁寧に確認したうえで、対応マニュアルを作成し、当社に合った受付体制を構築してくださいました。
簡単なお問い合わせには、セントラル・アイさんのオペレーターの方が対応してくださるので、「社員が一人増えたような感覚だね」と社内でも話しています。
以前は、申請書を書いている途中でも電話が続くことがあり、一日に何度も作業を中断していました。
導入後は、電話対応に追われることがなくなったので、申請書の作成やお客様との面談にまとまった時間を確保できるようになりました。
受付内容も分かりやすく整理されて届くので、その場で対応が必要な案件だけを確認して折り返せるようになり、仕事の流れも以前よりスムーズになったと感じています。
電話が鳴るかもしれないと気にしながら仕事を進めることが減り、申請書の内容やお客様へのご提案を落ち着いて考えられるようになりました。
一番大きかったのは、本来時間をかけるべきコンサルティング業務にしっかり集中できるようになったことです。

セントラル・アイから

補助金・助成金コンサルティング会社では、公募開始や締切前になると、お問い合わせが集中することがあります。
一方で、その時期こそ、公募要領を読み込み、事業計画を整理し、申請書を仕上げるための最も大切な時間でもあります。
セントラル・アイでは、単に電話をお預かりするのではなく、お問い合わせ内容や優先順位、担当者への連絡方法まで事前に整理し、それぞれの会社様に合わせた受付体制を設計しています。
新規相談の受付から既存のお客様への対応まで、業務の流れに合わせた柔軟な運用をご提案し、コンサルタントの皆様が本来の業務に集中できる環境づくりを電話応対の面からサポートいたします。