行政書士の開業準備で電話代行を導入。
受付体制を整えた事例。

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独立開業にあたり、「開業した直後から安心して業務に集中できる受付体制を整えたい」とご相談いただきました。

大手行政書士事務所に勤務されていた頃は受付担当者がいたため、電話対応を意識する場面は多くありませんでした。しかし、一人で事務所を運営するとなると、お客様との面談や役所への外出中など、本業と電話対応が重なる場面が増えることを心配されていました。

また、「開業したばかりだからこそ、お問い合わせいただいた方へ安心感を持っていただける電話応対にしたい」というご希望もあり、受付方法や伝達内容を一緒に整理しながら、事務所に合った受付体制をご提案しました。

かゆいところに手が届く電話秘書サービスを探していました

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当社は水回りや電気系統など、住宅のトラブルに対応する仕事をしております。

トラブル対応という業務の性格上、本当なら365日24時間体制を敷きたいところなんですが、人件費を考える当社だけでは難しく電話代行を視野に入れて検討しています。平日夜間と土日祝日のみ対応してほしいのですが。

本来の業務に集中できて助かっています

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個人規模の弁護士事務所を経営しているものです。

当方は事務員を含めて少人数の事務所なので、外出や来客があると、電話対応にまで手が回りません。

そこで電話代行をしていただける会社はないかと問い合わせをさせていただきました。

そちらでは、電話に出ていただくだけでなく、営業電話を除いてすべてにコールバックする旨を伝えていただくというのは可能ですか？事務所の帰社時間などもあわせて伝えてもらえるとさらに有難いのですが…。

電話の内容によって連絡先を振り分けてもらい、効率化が図れました

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当事務所は、悪質な取り立てによる過払い請求を専門に扱っています。

ただ、2年前まで離婚調停とか相続相談など法律に関しての様々な案件を引き受けていたので、過払い請求専門の事務所に業態をシフトしたあとでも、いまだに過払い以外の問い合わせがあるのです。

こうした電話対応に追われてしまうと、本来業務に支障が出てしまうので、電話代行を利用することに決めました。

ついては、新規の問い合わせがあったときに、過払い請求の案件なのかそうでないのか確認していただき、当社専門以外の相談に対しては、提携先の法律事務所に取り次いでいただくことはできますでしょうか？